Règlement général du salon

PRÉAMBULE :

 

L'organisateur, Expomedia SARL, en tant que membre der l'UNIMEV, applique le règlement général des manifestations commerciales aux Rencontres Territoriales de Poitou-Charentes. Les conditions particulières suivantes complètent et précisent le règlement général des manifestations commerciales. Le règlement général est disponible auprès de l'UNIMEV, au 01 53 90 20 10, auprès de Charlotte Paillard.

 

1. RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX

La 5e édition des Rencontres Territoriales de Poitou-Charentes aura lieu au Futuroscope, à Poitiers. Le salon se tient le vendredi 18 septembre 2020. La 5e édition des Rencontres Territoriales de Poitou-Charentes est organisée par Expomedia SARL, RCS 414 116 996, au capital de 8 000 euros.

 

2. HEURES D'OUVERTURE DU SALON AUX VISITEURS

Les horaires seront précisées dans le guide de l'exposant.

 

3. ADMISSION 

Sont autorisées à s'inscrire comme exposants toutes les sociétés, entreprises, associations qui vendent, créent, fabriquent, distribuent ou importent des produits et services liés directement ou indirectement aux activités du secteur public et des collectivités. Les inscriptions seront reçues sous réserve d'examen. Les organisateurs statuent sur les admissions sans être obligés de donner le motif de leurs décisions. Les décisions de refus ne sont pas susceptibles de recours. A cet égard, il est précisé que la participation à des manifestations antérieures ne crée aucun droit en faveur de l’exposant. Le refus de l'admission ne pourra donner lieu au paiement d'aucune indemnité autre que le remboursement des sommes versées à Expomedia SARL au titre du salon.

 

4. ATTRIBUTION DE STANDS

Les emplacements seront attribués selon la date de réception de la demande de participation et suivant la disponibilité des surfaces restantes. Seules les inscriptions accompagnées du contrat de réservation d'espace seront prises en considération. La répartition des emplacements sera établie par la direction d'Expomedia SARL en tenant compte dans la mesure du possible des desiderata des exposants. Des modifications de surface ou d'emplacement pourront être apportées ultérieurement par la direction d'Expomedia SARL. Sans versement du solde de la facture avant le 15 juillet 2020, la société Expomedia se réserve le droit de céder l'emplacement à des demandeurs inscrits sur liste d'attente. Pour l'implantation, les emplacements ne peuvent être attribués et ne seront définitivement acquis qu'après encaissement du chèque d'acompte. Il est formellement interdit aux exposants de céder ou de sous-louer, contre rémunération ou gratuitement, tout ou partie de l'emplacement attribué sans autorisation expresse de l'organisateur. Sectorisation du salon : le placement des exposants dans les diverses catégories du salon se fera en fonction de l'arrivée des contrats, des places disponibles et de l'activité principale de l'exposant.

 

La non attribution d'un stand dans une catégorie souhaitée ne représente en aucun cas une raison valable de désistement pour l'exposant. Cette sectorisation est indicative et ne représente en aucun cas une obligation pour l'organisateur. L'organisateur reste le seul à décider de la sectorisation des exposants, des catégories d'exposants et du tarif applicable aux exposants.

 

5. FRAIS DE PARTICIPATION

Les frais de participation des stands équipés comportent un espace correspondant à la surface réservée, équipé de : cloisons, moquette, enseigne, éclairage 2 à 3 spots, 1 prise monophasée 220 volts 1 à 2 kw par stand, la surveillance du salon de nuit par un service de gardiennage, la mise à disposition des exposants de documents promotionnels (invitations, catalogue) et les autres prestations générales suivantes : publicité, mailing, relations presse, badges, surveillance du salon. Des stands semi-équipés et des stands nus sont également disponibles avec des prestations différentes.

 

6. PAIEMENT

Les entreprises doivent envoyer leur contrat de participation accompagné d'un acompte à Expomedia SARL.

L'acompte représente 50 % du montant total TTC de la participation. L'acompte doit accompagner le contrat de participation aux Rencontres Territoriales de Poitou-Charentes 5ème édition. Dès réception du contrat de participation Expomedia adressera une facture globale dont le solde sera à régler au plus tard le 15 juillet 2020. La société Expomedia assume intégralement la mise en place du salon, des stands d'exposition, les opérations d'installation matérielle des stands, l'intervention des sous-traitants et la promotion de l'événement. Ces obligations assumées par Expomedia contraignent l'organisateur à engager l'intégralité des recettes de location et de sous-traitance dès la réception des demandes d'admission, ces frais étant directement proportionnels au nombre d'exposants inscrits. Par conséquent toute demande d'inscription oblige l'exposant à régler la totalité du coût de sa participation, quand bien même l'exposant serait amené à se désister de cette demande, même en cas de force majeure. Il en résulte qu'en cas de désistement, l'intégralité des sommes déjà perçues par l'organisateur lui restera acquise ; les sommes restant dues par l'exposant deviendront immédiatement exigibles. L'exposant ne pourra en aucun cas réclamer la réduction du prix de sa participation, en raison de son désistement et ceci quelle que soit la date à laquelle ce désistement aura été notifié à l'organisateur. Les frais éventuels de recouvrement de créances seront à la charge de l'exposant.

Par ailleurs l’organisateur pourra disposer librement de tout emplacement que l’exposant n’aura pas occupé avant l’ouverture du salon. L’exposant ne pourra prétendre, dans ce cas, au remboursement, même partiel, du prix de sa participation. Le prix appliqué est le prix fixé dans le contrat de réservation. Le prix de la participation sera impérativement réglé aux échéances suivantes : 50 % à la signature du contrat de réservation, 50 % au plus tard le 15 juillet 2020. Le non-règlement aux échéances fixées ci-dessus entraînera l’annulation du droit d’exposer sur l’emplacement attribué. Les chèques étrangers, les lettres de change ne sont pas acceptés comme moyens de règlement. Les pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire et sont fixées à 3 fois le taux d’intérêt légal, égal au taux d’intérêt de la BCE majorée de 10 points (Loi LME 2008-776 du 04/08/2008, articles L441-6, L442-6, L443-1 code du commerce). Le débiteur en situation de retard de paiement sera redevable, de plein droit, d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros. Pour tout paiement effectué par l’exposant auprès de l’organisateur lors du montage, seuls les règlements en espèces ou en CB seront acceptés. Par ailleurs, il est expressément convenu que les matériels, installations et marchandises se trouvant sur le stand ou l’emplacement attribué à l’exposant sont spécialement affectés en gage au profit de l’organisateur et en garantie de sa créance. Dans l’hypothèse d’un défaut de paiement des sommes dues, en application du présent contrat, l’organisateur pourra se prévaloir de ce gage pour conserver ces biens jusqu’à complet paiement, dans le cadre d’un droit de rétention conventionnel annexé au contrat de gage. Dans ce cas, l’organisateur après mise en demeure rappelant la présente clause, pourra faire inventorier, par acte d’huissier de Justice, les biens ainsi retenus et s’opposer à leur déplacement. Dans le cas où un exposant laisse de la marchandise sur son stand en dehors des horaires de démontage, l’organisateur peut disposer de cette marchandise pour la déplacer et ce aux frais de l’exposant. Toute facture recouvrée par le service contentieux sera majorée à titre de clause pénale non réductible d'une indemnité fixée à 30% des sommes dues, sans préjudice de toutes autres sommes qui pourraient être attribuées par toute juridiction à Expomedia.

 

7. MONTAGE DEMONTAGE 

Les emplacements de stands seront à la disposition des exposants à partir du 17 septembre 2020 à 14h (sujet à modification). Ils devront être libérés le 18 septembre 2020 à 23h au plus tard (Horaires susceptibles de modifications).

 

8. VISITEURS ET EXPOSANTS

Nul ne peut être admis dans l'enceinte du salon sans présenter un titre émis par l'organisateur. L'organisateur se réserve le droit de refuser l'entrée du salon à qui que ce soit sans en donner la raison ou de faire expulser toute personne dont le comportement nuirait à l'intérêt et au bon déroulement de la manifestation.

 

9. SÉCURITÉ

Les exposants doivent vérifier que leur installation correspond bien aux exigences suivantes : 1. comportement au feu des matériaux : décorations selon norme M1, aménagements intérieurs (sièges, tables autres que ceux loués à l'organisation) selon norme M3. 2. matières dangereuses et inflammables interdites à moins de 8 m des lieux accessibles au public et des tiers. 3. appareils de chauffage indépendants interdits 4. un extincteur obligatoire par emplacement ou stand. 5. appareils de cuisson type fours, planchas, réchauds à gaz ou à alcool, plaques chauffantes, barbecues sont interdits.

 

10. DÉGRADATIONS

Les exposants sont responsables, pour eux-mêmes et pour les entreprises travaillant pour leur compte, de tous les dégâts et dommages occasionnés aux terrains et aux installations d'accueil, lors du transport, de l'installation, du fonctionnement ou de l'enlèvement de leur matériel. Il est formellement interdit de manipuler les équipements, percer les murs ou les sols, percer ou clouer ou agrafer les cloisons, construire de la maçonnerie ou procéder à toute autre construction, même légère, sans accord exprès de l'organisateur du salon.

 

11. ASSURANCE 

L'exposant est tenu de souscrire une assurance responsabilité civile ainsi qu'une assurance contre l'incendie, le vol et la dégradation des matériels exposés. L'exposant et son assureur renonceront à tout recours contre les organisateurs des Rencontres Territoriales de Poitou-Charentes 5ème édition. Les Rencontres Territoriales de Poitou-Charentes 5ème édition et Expomedia SARL seront réputés dégagés de toute responsabilité à cet égard, vis-à-vis des exposants, leurs personnels, invités ou visiteurs.

 

12. FORCE MAJEURE

L’organisateur s’engage à faire tout son possible pour que le salon ait lieu à l’endroit, aux dates et aux heures prévues par le présent règlement. En cas de force majeure ou de nécessité impérieuse, notamment une épidémie liée au coronavirus, au SRAS ou tout syndrome grippal, l’organisateur se réserve le droit :

- De modifier le lieu, les dates et heures d’ouverture du salon. Dans ce cas, l’organisateur informera les exposants des modifications qui auront dû être effectuées dès qu’il en aura lui-même connaissance.

- D’annuler le salon. Une telle annulation pourra notamment intervenir en cas d’interdiction de la manifestation par les pouvoirs publics, notamment une épidémie liée au coronavirus, au SRAS ou tout syndrome grippal, de sinistre sur l’espace, d’occupation de l’espace rendant impossible la mise en place du salon ou de toute autre cause d’indisponibilité de l’espace d’exposition. En cas d’annulation pure et simple de la manifestation, les contrats passés avec les exposants gardent leur entière validité et le paiement de la location des stands et de toute autre prestation est due dans sa totalité, y compris les acomptes éventuellement perçus.

 

13. APPLICATION DU RÉGLEMENT

En signant leur contrat de réservation, les exposants s’engagent à accepter les prescriptions du présent règlement ainsi que toute disposition nouvelle que l’organisateur pourrait être amené à prendre dans l’intérêt de la manifestation. Toute infraction aux dispositions du règlement peut entraîner l’exclusion de l’exposant contrevenant et ce, à la seule volonté de l’organisateur, même sans mise en demeure. L’organisateur se réserve le droit de réclamer une indemnité à titre de réparation des dommages subis par la société Expomedia SARL et de prendre en gage les équipements du stand et les articles d’exposition appartenant à l’exposant contrevenant. En cas de contestation, les tribunaux du siège de l’organisateur sont seuls compétents.

 

 

RÈGLEMENT GÉNÉRAL PARTENARIATS

- CE RÈGLEMENT NE S’APPLIQUE PAS À LA RÉSERVATION DES STANDS MAIS UNIQUEMENT DES PRODUITS DE PARTENARIATS -

 

Art. 1 - Application et opposabilité des conditions générales de vente

EXPOMEDIA, SARL au capital de 8000 euros, RCS Bayonne 414 116 996 dont le siège social est situé 3 av Armand Toulet 64600 Anglet France, commercialise les partenariats des Rencontres Territoriales de Poitou-Charentes 5ème édition, prévues le vendredi 18 septembre 2020. Toute commande de partenariat implique l’adhésion entière et sans réserve du demandeur aux présentes conditions générales de vente. Aucune condition particulière ne peut, sauf acceptation formelle et écrite d’Expomedia, prévaloir contre les présentes. 

 

Art. 2 - Réservation du partenariat

Les prestations de partenariat proposées sont les suivantes : insertions publicitaires sur les supports et prestations prévues dans le contrat de réservation du partenariat. Toutes les demandes de réservation de partenariats doivent être adressées à Expomedia sur le bon de commande inclus dans le présent dossier. Aucune demande ne peut être acceptée par téléphone. Seules les demandes de réservation accompagnées d’un acompte de 50% seront prises en compte par Expomedia. Les demandes de réservation de partenariat émanant de clients en état de cessation de paiement et/ou en situation de débiteur à l’égard d’Expomedia et/ou en contentieux avec Expomedia pourront ne pas être prises en compte.

 

Art. 3 - Partenariat

Expomedia se réserve le droit d’accepter ou de refuser toute demande de partenariat. Le rejet d’une demande de partenariat ne donne pas lieu au versement de dommages-intérêts. Les fichiers des annonces publicitaires et les logotypes sont à remettre impérativement à Expomedia dans les délais indiqués.

Frais techniques

Les frais techniques (maquettes, composition, photogravure, correction ou mise au format) sont à la charge de l’annonceur, sauf indication contraire stipulée dans le tarif.

 

Art. 4 - Conditions de paiement des prestations

Le règlement des prestations annexes s’effectue en deux versements :

- un acompte de 50% doit être effectué à la commande par chèque ou virement bancaire.

- le solde de la facture de réservation de prestations annexes adressée à Expomedia est payable par chèque ou virement bancaire au plus tard à l’échéance prévue sur le bon de commande.

 

Art. 5 - Responsabilité

L’annonceur sera seul responsable du contenu (texte, visuel) de son insertion. L’annonceur garantit Expomedia de tous recours à cet égard et l’indemnisera de tout préjudice qu’il subirait du fait de la publication de son insertion.

 

Art. 6 - Annulation

Si le demandeur annule sa commande de partenariat, le montant total de la facture dû au titre des prestations annexes annulées sera acquis à l’organisateur à titre de dommages intérêts forfaitaires et ce même en cas de revente de la prestation annulée à un autre annonceur, et que l’acompte ait été versé ou non.

 

Art. 7- Pénalités de retard

En cas de retard de paiement, l’exécution des prestations pourra être suspendue. En outre, toute somme non payée à l’échéance figurant sur les factures, qu’elle soit identique à celle figurant sur les conditions générales ou différente, entraîne l’application de pénalités d’un montant égal à une fois et demie le taux de l’intérêt légal majoré de deux points qui commenceront à courir le lendemain de la date d’échéance prévue sur la facture.

 

Art. 8 - Litiges

Toute réclamation doit, sous peine de déchéance, être effectuée par lettre recommandée avec avis de réception dans les dix jours suivant l’exécution de la prestation. En cas de contestation, seul le texte français fait foi et seul le tribunal de commerce de Bayonne est compétent.

Expomedia organisateur de la 5ème Editions des Rencontres Territoriales de Poitou-Charentes, 18 septembre 2020 Poitiers, 05 59 31 11 66, info@expomedia.fr